Käyttäjiä ei voi yleensä poistaa, koska heihin liittyy kaikenlaista historia tietoa. Sen sijaan poistuneet käyttäjät tai pitkään esimerkiksi äitiys- tai opintovapaalla olevat henkilöt kannattaa ehdottomasti muuttaa passivoiduiksi. Silloin he eivät pääse kirjautumaan järjestelmään sisään, eikä heistä laskuteta (mikäli laskutus on sovittu aktiivisten käyttäjien määrän mukaan).
Muutoksen voi tehdä Ihmiset - > Käyttäjät listanäkymästä valitsemalla käyttäjän ja työkaluista "Passivoi" tai muokkaamalla käyttäjätietoja lomakkeella (Tila/Passiivinen).
Muista laittaa myös poistuneelle käyttäjälle lähtöpäivä käyttäjätietoihin helpottamaan henkilöstöhallintoa. Lähtöpäivän voi laittaa jo etukäteen ja sitä kannattaa erityisesti käyttää määräaikaisissa sopimuksissa. Käyttäjän kapasiteetti lasketaan lähtöpäivään asti ja sen jälkeen hän näkyy mm. Työaikatauluissa 0-kapasiteetillisena.