Projekti suljetaan muokkaamalla projektitilan yhteenveto-välilehdellä (projektin perustiedoissa) olevaa Tila-kenttää; muuta tila "Käynnissä"-tilasta "Suljettu"-tilaan ja tallenna muutos.
Projektin sulkemisen edellytyksenä on mm.
1. projektilla ei saa olla avoimia palvelupyyntöjä (request) - (Palvelupyynnön tilan pitää olla "Valmistunut").
2. projektilla ei saa olla avoimia toimenpiteitä (action) - (Toimenpiteen tilan pitää olla "Valmistunut")
3. projektin tehtävillä/palvelupyynnöillä ei saa olla jäljellä olevaa työmäärää (Jäljellä/Remain hours pitää olla nolla (0) h. * Kts. alla tehtävien työmäärän nollaaminen.
4. projektilla ei saa olla avoimia *) laskutuseriä (ylimääräiset laskutuserät tulee poistaa tai muuttaa ne "Kumottu"-tilaan)
5. projektilla ei saa hyväksymättömiä tuntikirjauksia
Jos joku yllä luetelluista ehdoista ei täyty, järjestelmä ilmoittaa tilanteesta ja kertoo syyn, miksei projektin sulkeminen onnistu.
1. Projektilla on avoimia palvelupyyntöjä, projektia suljettaessa tulee ilmoitus:
Projektia ei voi sulkea, koska pyyntöjä on vielä suorittamatta.
Mene projektitilan "Palvelupyynnöt"-välilehden kautta sulkemaan ko. projektiin liitetyt avoimet palvelupyynnöt.
Valitse Palvelupyynnöt-listanäytöltä avoimet pyyntörivit ja klikkaa sitten työkalurviltä painiketta "Merkitse valmiiksi". Valmiiksi kuittaaminen nollaa myös ko. pyynnöillä jäljellä olevat työmäärät.
2. Projektilla on avoimia toimenpiteitä, projektia suljettaessa tulee ilmoitus:
Projektia ei voi sulkea tai arkistoida, koska toimenpiteitä on vielä suorittamatta.
Mene projektitilan "Toimenpiteet"-välilehden kautta sulkemaan ko. projektiin liitetyt avoimet toimenpiteet.
Valitse Toimenpiteet-listanäytöltä avoimet toimenpiderivit ja klikkaa sitten työkalurviltä painiketta "Merkitse valmiiksi".
3. Projektin tehtävillä/palvelupyynnöillä on jäljellä olevaa työmäärää, projektia suljettaessa tulee ilmoitus:
Projektia ei voi sulkea tai arkistoida, koska siinä on toimeksiantoja, joissa on jäljellä olevia määriä.
Mene ko. projektin tehtävät-välilehdelle. Valitse suodattimien näytä valikosta kaikki avoimet tehtävät. Rastita kynän vieressä oleva rasti ja paina merkitse valmiiksi olevaa nappulaa. Tämä muuttaa tehtävien tilan valmiiksi ja nollaa jäljellä olevat työmäärät.
4. Projektilla on avoimia laskutuseriä, projektia suljettaessa tulee ilmoitus:
Projektia ei voi sulkea, koska siinä on vielä avoimia laskutuseriä.
Jos projektin laskutuserät on luotu myyntitilauksen perusteella automaattisesti, poistaaksesi laskutuserät sinun tulee muokata myyntitilausta siten, että loput avoimet laskutuserät poistuvat. (Esim. muuttamalla myyntitilauksen tila arvoon "Valmistunut", jolloin järjestelmä automaattisesti poistaa ylimääräiet avoimet laskutuserät projektilta. Vaihtoehtoinen tapa poistaa laskutuserät projektilta on tilausrivikohtaisesti päättää myyntitilausrivien voimassa olo (voimassa asti). Myös automaattisesti luodut laskutuserät voi asettaa kumotuksi yllä olevan ohjeistuksen mukaisesti.
Jos projektin laskutuserät on luotu käsin, ne voi poistaa projektitilan Laskutuserät-välilehdeltä valitsemalla avoimet laskutuserä rivit ja klikkaamalla työkaluriviltä painiketta "Poista valittu". Vaihtoehtoisesti voit painaa työkalurivin painiketta "Aseta kumotuksi", jolloin laskutuserä jää projektille tilaan "Kumottu".
Avoimeksi laskutuseräksi lasketaan tiloissa "1. Avoin", "2. Laskutusvalmis" ja "3. Alustava lasku" olevat laskutuserät.
5. Projektilla on hyväksymättömiä tuntikirjauksia, projektia suljettaessa tulee ilmoitus:
Projektia ei voi sulkea, koska siinä on vielä hyväksymättömiä tuntikirjauksia.
Mene projektitilan "Tunnit"-välilehden kautta hyväksymään ko. projektille kirjatut tuntikirjaukset.
Valitse Tunnit -listanäytöltä Raportoitu-tilassa olevat tuntikirjausrivit ja klikkaa sitten työkalurviltä painiketta "Hyväksy valitut". Mikäli projektilla on laskutettuja, mutta Raportoitu-tilassa olevia tuntikirjauksia, ne voi hyväksyä Päivitysraportin "Tuntikirjauksien hyväksyminen" kautta.