PlanMill Email Capture on helppokäyttöinen ja nopeasti käyttöönotettava lisäpalvelu, jonka avulla voidaan automatisoida sähköpostien sisäänluku PlanMill-järjestelmään (Action ja Request). PlanMill Email Capturella voidaan merkittävästi tehostaa mm. asiakas-, tukipalvelu- ja muutoshallintaprosesseja (esim. project related change requests) sekä niihin liittyvää viestintää.
Ratkaisu sisältää mm. eri osoitteista tulevien (esim. sales, info ja support) sähköpostien automaattisen sisäänluvun, ennalta määriteltyjen vastausviestien lähettämisen (pre-written auto reply messages) sekä yritys- ja kontaktitietojen perustamisen automaattisesti.
PlanMill Email Capture on maksullinen lisäpalvelu (Add-on)!
PlanMill Email Capturen voi hankkia osaksi PlanMill CRM, PROJECT tai ERP-pakettia. Lisätietoja:sales@planmill.com.
PlanMill Email Capture -päätoiminnot
- Sähköpostista luodaan uusi palvelupyyntö (Request) tai toimenpide (Action)
- Sähköposti liitetään olemassa olevaan palvelupyyntöön tai toimenpiteeseen otsikon tai tunnuksen perusteella
- Vastaanottajalle voidaan lähettää automaattinen vastausviesti (auto reply) sisältäen ennalta määritellyn sisällön
- Postit luetaan PlanMilliin noin 5 minuutin välein (minimi), riippuen sovituista asetuksista
PlanMill Email Capture -toiminnon käyttö: Palvelupyynnöt (Requests)
Sähköposteista luodaan uusi palvelupyyntö jos samalla otsikolla (tai otsikossa olevalla ID:llä) ei löydy vielä palvelupyyntöä (FW:, RE:, VS: jne. alkuliitteitä ei huomioida)
Jos samalla ID:llä tai otsikolla löytyy jo palvelupyyntö:
- Kohdistetaan uusi saapunut sähköposti siihen
- Sähköposti näkyy palvelupyynnön yhteenvetosivulla ja listanäytössä (vilkkuva kirjekuori)
- Mikäli palvelupyyntö oli valmistunut, kun siihen tuli uusi sähköposti, se avautuu uudelleen
Viestien kohdistaminen oikeaan palvelupyyntöön:
- Sähköpostiviestin otsikkoon pitää laittaa ID 1234, tai - ID 1234 alkuun, jos halutaan varmistua siitä että viesti päätyy oikean palvelupyynnön alle jos samalla otsikolla olevia viestejä on paljon.
- Jos asiakas on saanut automaattivastausviestin lähettämäänsä sähköpostiin tai jos hänelle lähetetään vastaus palvelupyynnön sähköpostitoiminnoilla, asiakas saa viestin otsikkoon ID:n automaattisesti ja voi vastata samalla otsikolla helposti.
- Jos viesti on päätynyt väärän palvelupyynnön alle, se voidaan siirtää oikeaan palvelupyyntöön (ja luoda tarvittaessa samalla uusi pyyntö) muokkaamalla sitä palvelupyynnön yhteenvetosivulla.
Roskaposti ja Tietoturva
Roskaposti ja tietoturva: varmista sähköpostipalveluntarjoajasi ohjeista kuinka heillä on hoidettu tai kuinka sinua kehotetaan hoitamaan roskapostien suodatus ja muu tietoturvallisuus, mm. IMAP-protokollan käyttöön liittyen.
PlanMill tekee perussuodatuksen posteille, joita luetaan sisään (perustuen sähköpostien otsikossa oleviin sanoihin), mutta varsinainen roskapostisuodatus on sähköpostitilisi vastuulla.