Lähettäjän tiedot
Yrityksen tulee päättää, mitä sähköpostiosoitetta käytetään laskujen lähettämiseen (esimerkiksi invoice@acme.com). Osoite voi olla sama tai eri kullekin Oma yhtiö -tyyppiselle yritykselle PlanMill-ympäristössä.
- Mikäli osoitetta ei ole vielä olemassa pyydä yrityksesi IT-osastoa avaamaan ko. sähköpostiosoite.
- Pyydä yrityksesi IT-osastoa sallimaan PlanMillin käyttää SMTP-serveriänne (lähtevän postin palvelin) varmistaaksesi, etteivät PlanMillistä lähtevät sähköpostiviestit mene roskapostiksi, koska ne tulevat toisesta domainista. Toimittakaa PlanMillin supporttiin (support@planmill.com) SMTP-palvelimen sähköpostiosoite, käyttäjätunnus ja salasana.
- Kirjoita ko. sähköpostiosoite oman yrityksesi "Yrityksen tiedot"- lomakkeelle "Sähköposti"-kenttään. Jos yritykselläsi on tytäryhtiöitä, jotka käyttävät samaa PlanMill-instanssia, lisää sähköpostiosoite kaikille tytäryhtiöille, vaikka osoite on sama kaikille niille.
- Kaikki vastaukset (lukukuittaukset, valitukset ja kysymykset) tulevat tähän sähköpostiosoitteeseen, joten varmista, että kaikilla asianosaisilla henkilöillä on pääsy sähköpostitilille, jotta he pääsevät lukemaan ko. sähköpostitilin sähköpostit. Suunnitelmissamme on, että tulevaisuudessa olisi mahdollista lisätä laskutuksessa käytettävä sähköpostiosoite Email capture -palveluun. Tämä mahdollistaa vastausten lukemisen suoraan PlanMillistä.
Laskun vastaanottajan (asiakkaan) tiedot
- Valitse asiakkaan tiedoissa laskun toimitustavaksi sähköposti ja aseta sähköpostiosoite, johon laskut lähetetään:
- Avaa yritys muokkaustilaan.
- Mene kategoriaan Laskutustiedot ja lisää "Laskujen sähköposti"-kenttään sähköpostiosoite, johon ao. asiakkaan laskut halutaan lähetettävän.
- Tämän jälkeen siirry yrityksen tiedoissa kategoriaan Laskutustietojen asetukset ja kenttään "Laskun toimitustapa".
- Valitse laskun toimitustavaksi "Sähköpostilaskutus (automaattinen)" -kategorian alta haluamasi toimitustapa (tuntierittelyllä vai ilman).
- Jos lasku halutaan lähettää useampaan kuin yhteen sähköpostiosoitteeseen, pitää sähköpostiosoitteet erottaa toisistaan pilkulla (,).
- Varmista, että kaikki tarvittavat laskun kielet ja valuutat ovat saatavilla PlanMill-instanssissanne. Sähköpostilla lähetettävien laskujen terminologia ja pääasiallinen sisältö on sama kuin laskun PDF:ssä. Jos laskujenne PDF:iä on kustomoitu, tarkistakaa tarvitseeko myös sähköpostitse lähetettäviä laskuja kustomoida.
Laskujen lähettäminen sähköpostitse
- Mene Talous -osioon (esim. Projektit -> Talous)
- Valitse Myyntilaskujen yhteenveto -näkymän Tila-suodattimesta "Alustava lasku". Tämän jälkeen valitse ne laskut, joissa on laskujen toimitustapana Sähköpostilasku. Laskun toimitustapa -sarakkeen voit personoida Talous-osion listanäkymään Personoi-painikkeen kautta.
- Vahvista valitut laskut napsauttamalla työkaluriviltä painiketta "Vahvista laskut".
- Jos kaikki laskun tiedot ovat oikein, lasku vahvistetaan ja "Alustava"-sanan tilalle muodostuu laskunnumero. Laskun tilaksi tulee "Laskutettu". Muuta halutessasi Tila-suodattimeen "Laskutettu", jolloin voit varmistaa laskujen vahvistumisen.
- Kun lasku on onnistuneesti vahvistettu, lasku lähetetään automaattisesti asiakkaalle, kun sähköposteja lähettävä työ (eli jobi) seuraavan kerran pyörähtää. Huomaa, että laskun toimitustavan ollessa sähköposti, "Lähetetty"-kentän tila muuttuu arvoon "Lähetetty" heti, jos sähköposti on luotu onnistuneesti ja se lähetetään maksimissaan 5 minuutin viiveellä.
- Vastaanottaja saa sähköpostitse laskutustiedot sekä PDF-liitteet. Sähköposti ja liitteet ovat samalla kielellä ja valuutalla, jotka on valittu laskun kieleksi ja valuutaksi yrityksen laskutusasetuksissa.
- Vastaanottajan avatessa sähköpostiviestin, pyydetään käyttäjältä Lukukuittaus, jos käyttäjän sähköpostipalvelu tukee niitä. Lukukuittaus lähetetään lähettäjän osoitteeseen.
Laskujen uudelleenlähetys sähköpostitse
Laskujen uudelleen lähetys voi olla tarpeen, jos sähköposti ei mene oikealle vastaanottajalle ensimmäisellä kertaa tai lähettäjän/vastaanottajan sähköpostiosoitteessa, sähköpostin sisällössä tai PDF-liitteissä on virhe tai PDF-liitteet puuttuivat.
Uudelleenlähetys päivittää osoitetiedot ja luo uudelleen laskun PDF:t, mutta ei muuta laskun summia tai laskun sisältöä.
- Korjaa yrityksen tietoihin asiakkaaseen tai toimittajaan (=laskun lähettäjä) liittyvät tiedot (osoitekentät, sähköposti, verkkolaskutukseen liittyvät osoitteet/operaattorit, pankkitilit jne.).
- Siirry Talous-osioon.
- Etsi lasku, jonka haluat uudelleen lähettää.
- Siirry ko. laskun Yhteenvetosivulle (napsauttamalla laskun numero-linkkiä).
- Jos laskun lähetystila on "Lähetetty", ja se on jo aiemmin lähetetty joko verkkolaskuna tai sähköpostitse, laskun yhteenvetosivun työkaluriviltä löytyy painike "Lähetä e-lasku uudelleen".
- Napsauta työkaluriviltä painiketta "Lähetä e-lasku uudelleen".
- PDF:t luodaan uudelleen korjatuilla asiakkaan ja/tai toimittajan tiedoilla.
- Riippuen valitusta laskun toimitustavasta luodaan joko xml-tiedosto tai sähköposti, joka lähetetään "Lähetä e-lasku uudelleen" – painikkeen napsauttamisen jälkeen (jos toimitustapana on sähköpostilasku, lasku merkitään lähetetyksi heti ja lasku lähetetään maksimissaan 5 min. viiveellä.)