Voit hylätä poissaoloja hyväksyntäketjun eri vaiheissa. Poissaolon nykyinen tila vaikuttaa hylkäys- ja poistotoimenpiteisiin ja määrittää, kuka voi suorittaa nämä toimet.
Alla on kuvaus siitä, mitä käyttäjä voi tehdä poissaolon eri vaiheissa roolistaan riippuen.
Huom: PlanMill ei salli päällekkäisiä poissaoloja, ellei jompaakumpaa poissaoloa peruuteta. Vuosiloman tyyppisessä poissaolossa virheellinen poissaolopyyntö on asetettava tilaan Keskeytetty, jotta varattu määrä vuosilomia palautuu käyttämättömään saldoon.
Alustava
Työntekijä voi vapaasti muokata ja poistaa Alustavat poissaolot. Alustavia poissaoloja ei voi hyväksyä. Käyttäjä voi tarkastella Alustavia poissaoloja Projektitilassa Työaikataulut-välilehdellä. Myös HR-oikeudet omaava käyttäjä voi poistaa Alustavia poissaoloja.
Hyväksyntää odottava
Kun poissaolon tila on Hyväksyntää odottava, poissaolosta lähetetään sähköpostiviesti hyväksyjälle ilmoituksena. Vain valittu hyväksyjä, joka on työntekijän esimies tai toinen esimies, voi hyväksyä poissaolon. Esimies voi joko hyväksyä tai hylätä poissaolopyynnön. Hyväksyntää odottavan tilan poissaoloja voi muokata asettamalla ensin poissaolon tilaksi Alustava.
Hyväksytty
Esimies voi hylätä työntekijän poissaolon, joka ei ole vielä alkanut. Työntekijä ei voi muokata poissaoloa, joka on tilassa Hyväksytty. Esimies voi muuttaa hyväksytyn poissaolon tilaksi Hylätty ja tallentaa muutoksen. Tämän jälkeen työntekijä voi muokata poissaoloa asettamalla sen tilaksi Alustava.
Hylätty
Kun esimies hylkää tietyn poissaolon, työntekijä saa siitä sähköposti-ilmoituksen. Työntekijä voi muokata hylättyä poissaoloa asettamalla ensin sen tilaksi Alustava ja tallentamalla muutoksen. Vain työntekijä voi muuttaa hylätyn poissaolon tilaksi Alustava.
Käynnissä oleva
Tila Käynnissä oleva tarkoittaa, että poissaolo on alkanut. Tila muuttuu automaattisesti tilaksi Suoritettu, kun poissaolon päättymispäivä saavutetaan.
Suoritettu
Poissaolo, joka on tilassa Suoritettu, voidaan keskeyttää keskeytysprosessin kautta. Tämän voi tehdä työntekijä, esimies tai henkilö, jolla on HR-oikeudet, asettamalla tilaksi Keskeytetty.
Huom: Jos tilassa Suoritettu olevan poissaolon täytyy poistaa, keskeytyspäivä-kenttä on jätettävä tyhjäksi.
Poissaolon keskeyttäminen
Keskeytetty
Poissaolon keskeytys tapahtuu, kun osa poissaolojaksosta on voimassa ja loppuosa hylätään. Tässä tapauksessa käytetään kenttää Keskeytyspäivä. Poissaolo voidaan keskeyttää, kun sen tila on joko Käynnissä oleva tai Suoritettu. Keskeytyspäivä sisältyy poissaolon pituuteen.
Esimerkki poissaolon keskeyttämisestä on tilanne, jossa työntekijän vuosiloma keskeytyy ja yritys kutsuu henkilön takaisin töihin.
Huom: Jos poissaolon keskeytys koskee koko poissaoloa, kenttä Keskeytyspäivä on jätettävä tyhjäksi. Muissa tapauksissa syötä keskeytyspäivä.
Kun poissaolo keskeytetään, siitä lähetetään sähköposti-ilmoitus kaikille käyttäjille, joilla on HR-oikeudet poissaoloihin. HR-oikeudet omaavan käyttäjän on asetettava poissaolon tila Keskeytys hyväksytty, jonka jälkeen poissaolo peruutetaan keskeytyspäivästä alkaen.
Keskeytys hyväksytty
HR-oikeudet omaavat käyttäjät voivat muuttaa poissaolon tilaksi Keskeytys hyväksytty. Tämän jälkeen järjestelmä päivittää tilan automaattisesti tilaksi Peruutettu.
HR-käyttäjä voi asettaa tilaksi Keskeytys hyväksytty ilman, että poissaolon tila täytyy ensin päivittää Keskeytetty- tai Suoritettu-tilaan. Tässä tapauksessa sähköposti-ilmoitusta ei lähetetä. Kun HR käsittelee ja päättää poissaolon, raportoidut tunnit päivittyvät oikein.
Työntekijä voi poistaa peruutetun poissaolon poissaolon tietotaulukosta. Myös esimies voi suorittaa tämän tehtävän työntekijän puolesta.
Peruutettu
Peruutetun poissaolon voi poistaa järjestelmästä. Tämän voi tehdä työntekijä itse tai esimies. Peruutettu poissaolo, joka on tyyppiä Vuosiloma, palauttaa lomapäivien määrän käyttämättömään saldoon. Muiden poissaolotyyppien kohdalla poissaolot täytyy poistaa, ennen kuin poissaolon tunnit ja päivät poistetaan.